System dla sieci salonów i firm wielooddziałowych

Wszystkie placówki pracują na jednym koncie. Centrala przełącza się między nimi bez wylogowywania i czyta raport zbiorczy — przez całą sieć albo z podziałem na lokalizacje. Nie ma etapu zbierania plików z piętnastu salonów, bo dane nigdy nie były rozdzielone.

Kierownik pojedynczego lokalu widzi swój lokal: grafik, rachunki, magazyn i wyniki własnego zespołu. Zakres widoczności ustawia rola, więc nie zdarzy się, że manager jednego salonu ogląda marże sąsiedniego albo listę klientek, których nie obsługuje.

W Halo24 pracują dziś klienci z kilkudziesięcioma salonami na jednym koncie. To nie jest funkcja opisana na slajdzie, tylko sposób, w jaki system działa od początku.

• Właściciel i centrala: wszystkie placówki, raport zbiorczy i porównanie lokalizacji
• Manager placówki: pełna obsługa swojego lokalu, bez wglądu w pozostałe
• Recepcja: kalendarz, rachunki i dane kontaktowe, bez raportów finansowych
• Pracownik: własny grafik i własne wyniki

Raporty finansowe liczą się na tych samych danych, z których wystawiane są rachunki — osobno dla każdej placówki i zbiorczo dla sieci. Nie ma etapu sklejania arkuszy, bo nie ma czego sklejać.

Prowizje pracowników naliczają się od rzeczywistych płatności, a nie od wystawionych pozycji. Wizyta niezapłacona nie wygeneruje prowizji do wypłaty, co przy kilkuset pracownikach robi różnicę na koniec miesiąca.

Fiskalizacja działa per placówka: drukarka fiskalna, faktura wystawiona z paragonu, korekty i integracja z Fakturownią. Każdy lokal drukuje na swojej kasie, a wynik i tak trafia do tego samego raportu.

Każdy raport eksportuje się do Excela i PDF, więc księgowa dostaje dane w formie, którą wczyta u siebie bez przepisywania. Dokumenty sprzedaży idą dodatkowo integracją z Fakturownią. Jeśli Wasza sieć pracuje na innym systemie księgowym — porozmawiajmy o tym przy wycenie.

Towar w sieci rzadko stoi w miejscu: przychodzi do jednego magazynu, a zużywa się w trzech innych. Halo24 obsługuje przyjęcia, przesunięcia międzymagazynowe, inwentaryzację i wycenę stanu, a produkty zużyte do zabiegu schodzą ze stanu przy rozliczaniu wizyty.

Przesunięcie między placówkami jest dokumentem, nie notatką: wiadomo, co wyszło, skąd, dokąd i kiedy. Dzięki temu różnica na inwentaryzacji ma jedno wyjaśnienie zamiast czterech wersji ustnych.

Kto może przyjmować dostawy, robić przesunięcia i zamykać inwentaryzację w danym lokalu, wynika z roli. Inwentaryzacja pokazuje różnice razem z ich wartością, więc rozmowa z kierownikiem dotyczy kwoty, a nie listy słoiczków.

• Przyjęcia towaru z dokumentem i ceną zakupu
• Przesunięcia między magazynami placówek (MM)
• Inwentaryzacja z różnicami i ich wyceną
• Raport zużycia produktów na zabiegach
• Osobny stan i osobna cena produktu dla każdej placówki

W sieci prawie nigdy nie ma jednej stawki. Inaczej liczy się fryzjer z dziesięcioletnim stażem, inaczej osoba po szkoleniu, inaczej sprzedaż kosmetyków niż wykonana usługa. Stawki ustawia się per pracownik, osobno dla usług i osobno dla sprzedaży.

Podstawą naliczenia są rzeczywiste płatności, więc rozliczenie zgadza się z tym, co faktycznie wpłynęło do kasy. Raport wynagrodzeń zamyka okres jedną liczbą na osobę — i tą samą liczbą, którą widzi kierownik placówki.

Pracownik zastępujący kogoś w innym lokalu nie rozbija rozliczenia. Raport sprzedaży personelu przyjmuje dowolny zestaw placówek, a uruchomiony z centrali obejmuje domyślnie wszystkie — więc prowizja z kilku lokalizacji składa się w jedną liczbę na osobę.

Przy jednym salonie dostęp do bazy ma po prostu „obsługa”. Przy piętnastu to już decyzja, którą trzeba podjąć świadomie — bo baza klientek jest zwykle najcenniejszym aktywem sieci i najczęstszym powodem sporu, gdy ktoś odchodzi.

Zakres danych widocznych dla użytkownika ustawia rola: recepcja może obsługiwać wizyty bez wglądu w dokumentację zabiegową, pracownik widzi swoich klientów, centrala widzi całość. Zgody RODO, karty zabiegowe i ankiety zbierają się w karcie klientki razem z historią wizyt.

Kartoteka klientki należy dziś do placówki, w której klientka była obsługiwana — każdy lokal pracuje na swojej bazie. Przy wdrożeniu sieci ustalamy, jak ma wyglądać dostęp centrali do całości, bo w sieci własnej i we franczyzie odpowiedź na to pytanie bywa zupełnie inna.

Najczęstsze zdanie, jakie słyszymy od sieci: „mamy czterdzieści lokali, nie damy rady tego przenieść”. Odpowiedź brzmi: nie przenosi się czterdziestu lokali naraz. Zaczyna się od jednej placówki pilotażowej, na której sprawdzacie import na własnych, znanych Wam danych.

Dopiero gdy ta jedna działa, ustawienia i usługi powielają się na kolejne, a migracja idzie partiami. Import z Versum jest gotowy i przenosi również podział klientek na grupy, który u nas staje się tagami — to nie jest przepisywanie ręczne.

Jeżeli część sieci korzysta z Booksy, nie musicie przełączać wszystkiego w jeden weekend. Integracja jest dwustronna: wizyta zarezerwowana w Booksy blokuje termin u nas, a nasza blokuje go tam. Okres przejściowy da się przeżyć bez podwójnych rezerwacji.

Z innych systemów przenosimy dane plikami: bazę klientek, historię wizyt, katalog produktów i zdjęcia z kartotek. Przed migracją całej sieci robimy import próbny na jednej placówce i pokazujemy wynik — sprawdzacie go na klientkach, które znacie z imienia.

Wdrożenie prowadzimy po naszej stronie, placówka po placówce — razem z kierownikiem każdej lokalizacji przechodzimy przez usługi, grafiki i obsadę. Harmonogram układamy pod Wasz kalendarz, bo salon nie może stanąć na czas przenosin.

Franczyza ma sprzeczne wymagania: sieć musi wyglądać tak samo w każdym mieście, a każdy franczyzobiorca prowadzi własną firmę i własne rozliczenia. Halo24 rozdziela te dwie warstwy.

Część konfiguracji ustawia się centralnie i schodzi na placówki — katalog usług, standard opisów, szablony wiadomości. Część nadpisuje się lokalnie, bo cennik w Warszawie i w mniejszym mieście nie musi być identyczny, a grafik i obsada zawsze są lokalne.

Finanse zostają rozdzielone: rachunki, kasa, magazyn i raporty należą do placówki franczyzobiorcy, a uprawnienia decydują, czy i co z tego widzi centrala. Franczyzobiorca nie ogląda wyników sąsiada z automatu.

Sposób rozliczenia abonamentu wybieracie przy podpisaniu umowy: jedna faktura na centralę, która rozlicza się z franczyzobiorcami po swojemu, albo osobny dokument dla każdego franczyzobiorcy, żeby księgował koszt u siebie. Oba modele obsługujemy.

• Rezerwacje online dla każdej placówki, czynne całą dobę
• Przypomnienia SMS z potwierdzaniem wizyty odpowiedzią klientki
• Dwustronna synchronizacja z Booksy — bez podwójnych rezerwacji
• Integracja z hotelowym PMS Fidelio, jeśli w sieci są SPA przy hotelach
• Bony i karnety z kontrolą salda oraz program lojalnościowy
• Karty zabiegowe, zgody RODO i ankiety w karcie klientki
• Dane przetwarzane w Unii Europejskiej