Oprogramowanie do zarządzania salonem i gabinetem

Rano otwierasz kalendarz i widzisz obłożenie wszystkich stanowisk. Wizyty, które klientki zarezerwowały w nocy przez internet, są już na grafiku — nikt nie musiał odbierać telefonu. Dzień wcześniej system sam wysłał przypomnienia SMS, więc okienek jest mniej.

Po zabiegu wystawiasz rachunek. Jeśli korzystasz z kasy fiskalnej, paragon drukuje się z tego samego ekranu; jeśli klientka prosi o fakturę, wystawiasz ją z paragonu bez przepisywania pozycji. Produkty zużyte do zabiegu schodzą ze stanu magazynowego automatycznie.

Wieczorem masz raport dnia: przychód, obłożenie, sprzedaż kosmetyków i prowizje pracowników naliczone od rzeczywistych płatności.

• Kalendarz pracowników, gabinetów i urządzeń, z rezerwacjami online przez całą dobę
• Kartoteka klientki: historia wizyt, zdjęcia, notatki, zgody RODO i karty zabiegowe
• Automatyczne przypomnienia SMS przed wizytą i wiadomości po wizycie
• Magazyn z przyjęciami, przesunięciami, inwentaryzacją i raportem zużycia
• Rachunki, kasa fiskalna, faktury i integracja z Fakturownią
• Bony podarunkowe i karnety z automatyczną kontrolą salda
• Program lojalnościowy z punktami naliczanymi od rzeczywistych płatności
• Raporty finansowe, wynagrodzenia i prowizje
• Wiele placówek na jednym koncie, z raportem zbiorczym i osobnymi ustawieniami

Halo24 ma sens tam, gdzie salon wyrósł z samego kalendarza: pracuje kilka osób, sprzedajecie kosmetyki, macie kasę fiskalną, a właściciel chce widzieć liczby, a nie domyślać się ich z wyciągu bankowego. Im więcej stanowisk i placówek, tym większa różnica.

Jeśli pracujesz sama i potrzebujesz wyłącznie terminarza z przypomnieniami, prostszy i tańszy program w zupełności wystarczy. Wolimy to powiedzieć wprost, niż sprzedać system, którego nie wykorzystasz.

Halo24 to program zaprojektowany z myślą o zarządzaniu gabinetami lekarskimi, stomatologicznymi i fizjoterapeutycznymi oraz salonami kosmetycznymi, fryzjerskimi i SPA. Każdy z tych biznesów ma inny rytm pracy, ale ten sam fundament: klienta, który zapisuje się na wizytę, i grafik, który trzeba wypełnić bez okienek.

Dlatego podstawą oprogramowania do zarządzania gabinetem jest kalendarz, w którym szybko znajdziesz wolny termin — dla pracownika, gabinetu i urządzenia jednocześnie. Do tego zapisy online, bo część klientów nie chce albo nie może zadzwonić, a telefon odbierany w trakcie zabiegu przeszkadza i Tobie, i osobie na fotelu.

Zapisanie spotkania trwa kilka sekund. Od tego momentu program do zarządzania salonem pracuje za Ciebie:

• Przed wizytą klient dostaje przypomnienie SMS, więc rzadziej zapomina o terminie
• Po wizycie spotkanie trafia do historii na karcie klienta, razem z notatkami i plikami
• Magazyn pomniejsza się o zużyte materiały i sprzedane produkty
• Klient zbiera punkty w programie lojalnościowym za opłaconą wizytę
• Wizyta pojawia się w raportach: przychód, formy płatności, obłożenie i prowizje pracowników

Zarządzanie salonem fryzjerskim i kosmetycznym wymaga kontroli nad liczbami. Jaki był przychód salonu w tym miesiącu? Czy klienci płacą częściej kartą, gotówką, a może bonami? Który pracownik wykonuje najwięcej usług, a który przynosi największy przychód? Jakie produkty klienci kupują najchętniej?

Na każde z tych pytań odpowiesz w raportach Halo24 — także wtedy, gdy nie ma Cię w salonie, bo do systemu logujesz się z komputera, tabletu i telefonu.

W SPA i dużym salonie kosmetycznym jeden zabieg zajmuje jednocześnie specjalistę, gabinet i urządzenie. Halo24 blokuje wszystkie trzy naraz, więc dwie osoby nie zostaną zapisane do tej samej kabiny ani na ten sam laser.

Pakiety zabiegów, bony podarunkowe, karnety i program lojalnościowy rozliczają się automatycznie przy wizycie. Nie musisz pamiętać o SMS-ach z przypomnieniem, ręcznym wpisywaniu punktów ani zdejmowaniu kosmetyków ze stanu — system zrobi to za Ciebie.

Formularz rezerwacji działa przez całą dobę, także wtedy, gdy w salonie nikt nie odbiera telefonu. Klient wybiera usługę, placówkę i konkretnego specjalistę albo zostawia wybór salonowi — zależnie od tego, jak ustawisz usługę. Wolne godziny pokazują się dopiero po sprawdzeniu, czy w danym terminie dostępny jest jednocześnie pracownik, gabinet i urządzenie potrzebne do zabiegu.

Przy rezerwacji system rozpoznaje klienta po numerze telefonu. Jeśli był u Ciebie wcześniej, wizyta trafia do istniejącej kartoteki razem z całą historią, a nie do nowego, pustego rekordu. Dzięki temu baza nie puchnie od duplikatów tej samej osoby, a przed wizytą widzisz, co i kiedy było robione.

O każdej nowej rezerwacji salon dostaje powiadomienie e-mail, więc recepcja wie o zgłoszeniu nawet wtedy, gdy akurat nie patrzy w kalendarz.

Program do obsługi salonu to nie tylko terminarz, ale też narzędzie do kontaktu z bazą. Kampanię SMS albo e-mail przygotowujesz raz, a odbiorców zawężasz filtrami: tagi i grupy, wykonana usługa, data ostatniej wizyty, brak wizyty od określonej liczby dni, płeć, wiek, miesiąc urodzin, źródło pozyskania klienta i placówka. Filtry łączą się ze sobą, więc informacja o promocji na konkretny zabieg trafia do osób, które faktycznie z niego korzystały, a nie do całej listy.

Przed wysyłką widzisz, ilu odbiorców spełnia wybrane warunki, i możesz jeszcze poprawić kryteria. SMS-y wychodzą z nazwą salonu jako nadawcą, a nie z przypadkowego numeru — klient od razu wie, kto pisze. Życzenia urodzinowe system wysyła automatycznie w dniu urodzin, a po wizycie możesz włączyć wiadomość z podziękowaniem.

Kartę zabiegową i zgodę wypełniasz elektronicznie. Klient podpisuje ją palcem na tablecie przy recepcji albo dostaje link i wypełnia formularz przed wizytą, jeszcze w domu. Podpisany dokument zostaje przy kartotece i przy właściwej wizycie, więc nie musisz trzymać segregatorów ani szukać papieru sprzed roku.

Do karty dopinasz zdjęcia efektów oraz inne załączniki. Wszystko układa się chronologicznie razem z historią wizyt, rachunkami i listą wysłanych wiadomości — pracownik przejmujący klienta po koleżance ma komplet informacji w jednym miejscu.

To, co pracownik widzi w systemie, zależy od jego roli. Recepcja może obsługiwać kalendarz i rachunki, nie mając wglądu w raporty finansowe całego salonu. Kosmetyczka może mieć dostęp wyłącznie do własnego grafiku i kart swoich klientek. Zakres uprawnień ustawiasz sam i zmieniasz w każdej chwili.

System prowadzi rejestr logowań pracowników — widać, kto i kiedy wchodził do panelu. Przy większym zespole i rotacji to podstawowe narzędzie porządku w dostępach.

Jeśli pracujesz obecnie na Versum, bazę klientów importujemy do Halo24 — kartotek i historii nie przepisujesz ręcznie. Przeniesienie robimy po naszej stronie, zanim zaczniesz pracę na nowym systemie.

Salony, które pozyskują klientów przez Booksy, mogą włączyć synchronizację wizyt. Rezerwacja z Booksy pojawia się w kalendarzu Halo24, a termin zajęty w Halo24 nie zostanie ponownie sprzedany w Booksy. Grafik zostaje jeden, niezależnie od tego, którędy przyszedł klient.

Sieć gabinetów, salonów i obiektów SPA prowadzisz na jednym koncie. Każda placówka ma własny kalendarz, cennik, magazyn i zespół, a właściciel widzi zarówno osobne zestawienia dla każdego lokalu, jak i raport zbiorczy dla całej firmy.

Kampanie i wiadomości kierujesz do klientów wybranej placówki, a zakres widoczny dla pracownika ustawiasz uprawnieniami. Dzięki temu oprogramowanie do zarządzania SPA i siecią salonów rośnie razem z firmą — kolejny lokal dokładasz do istniejącego konta, zamiast zakładać osobny system.