Zadatki online przed wizytą w salonie

Odwołane w ostatniej chwili wizyty to strata czasu i pieniędzy. Jeśli nie pomagają już przypomnienia SMS o wizycie, czas na zadatki. W programie Halo24 pobierasz je od klientów przed wizytą — łatwo, wygodnie i bezpiecznie.

• Podłączasz swoje konto u operatora płatności online. Halo24 nie pośredniczy w tej umowie i nie pobiera prowizji od Twoich wizyt
• Ustawiasz wysokość zadatku, na przykład 30% albo 50% ceny usługi — dla wizyt umawianych online i przez recepcję
• Przy zapisie klient dostaje informację, ile ma czasu na wpłatę. Jeśli nie zapłaci, wizyta znika z kalendarza i termin wraca do puli
• Po wizycie zadatek pomniejsza rachunek, a system pokazuje, ile zostało do dopłaty
• W raportach widzisz szczegółowe rozliczenie wpłat

Zadatek jest rozliczany na poczet płatności za usługę. Jeśli wizyta nie odbędzie się z winy klienta, wpłata nie podlega zwrotowi, a salon dostaje rekompensatę za zablokowany termin. Doświadczenie firm, które wprowadziły zadatki do regulaminu, pokazuje, że:

• spada liczba wizyt odwołanych na ostatnią chwilę i nieobecności bez uprzedzenia
• grafik da się lepiej zaplanować, bez łatania dziur w kalendarzu
• łatwiej kontrolować finanse salonu
• rośnie profesjonalizm obsługi — przedpłata chroni obie strony, klienta i salon
• poprawia się komfort pracy zespołu

Pobieranie zadatków w salonie fryzjerskim zwiększa efektywność całego zespołu. Fryzjer zatrudniony na etat dostaje wynagrodzenie niezależnie od tego, czy zaplanowana klientka przyszła, a odwołana w ostatniej chwili koloryzacja to często trzy godziny, których nie da się już nikomu zaproponować. Zadatek sprawia, że klienci przychodzą albo odwołują wizytę z wyprzedzeniem.

Wiele zabiegów kosmetycznych wymaga przygotowania gabinetu, kosmetyków i urządzeń. Kiedy klientka nie przychodzi, koszt tego przygotowania zostaje po stronie salonu. Zadatek pobrany przed wizytą pokrywa tę stratę.

Wprowadzenie przedpłaty może na początku spotkać się z opórem części klientów. To jednak nie powód, żeby z niej rezygnować: stali klienci szybko przyzwyczajają się do zasad, a osoby, które rezerwują terminy „na wszelki wypadek”, przestają blokować grafik.

Klient nie musi przychodzić do salonu, żeby wpłacić zadatek. Robi to przez internet, w bezpiecznym systemie płatności elektronicznych, w chwili rezerwacji. Dla salonu to również ochrona przed oszustami podszywającymi się pod salony kosmetyczne i fryzjerskie.

Zadatki działają razem z zapisami online, kalendarzem i rachunkami, więc nie wymagają osobnego programu ani ręcznego pilnowania wpłat. Już nigdy w Twoim kalendarzu nie pojawi się wizyta, którą klient odwoła w ostatniej chwili bez żadnych konsekwencji.

Wysokość zadatku ustalasz sam i możesz ją różnicować: inną dla krótkiego strzyżenia, inną dla koloryzacji czy zabiegu, który blokuje gabinet na pół dnia. Zasada jest prosta — zadatek ma pokryć realny koszt pustego terminu, a nie odstraszyć klienta od rezerwacji.

Zanim włączysz pobieranie zadatków od klientów przed wizytą, opisz zasady w regulaminie salonu: do kiedy można odwołać wizytę bez utraty wpłaty, co dzieje się przy przełożeniu terminu i w jakiej formie zadatek wraca do klienta. Jasny zapis rozstrzyga większość rozmów, zanim się zaczną.

Rezerwacja online przebiega tak samo jak bez zadatku: klient wybiera usługę, termin i specjalistę albo zostawia wybór salonowi. Warunek wpłaty pojawia się dopiero na końcu, więc nie zniechęca na starcie.

Po zaksięgowaniu wpłaty wizyta blokuje jednocześnie kalendarz pracownika, gabinetu i urządzenia potrzebnego do zabiegu. Ty dostajesz e-mail o nowej rezerwacji, a termin jest w grafiku od razu — nikt niczego nie przepisuje ręcznie.

Przed wizytą klient dostaje jeszcze przypomnienie SMS, wysyłane z nazwą Twojego salonu w polu nadawcy. Zadatek i przypomnienie razem robią więcej niż każde z osobna.

Zadatek nie jest osobnym zeszytem do prowadzenia. Wpłata siedzi przy wizycie, a nie w wyciągu bankowym, który trzeba ręcznie dopasować do nazwiska — recepcja nie musi niczego szukać ani nikogo pytać, gdy klient staje przy ladzie.

Dopłatę obsługujesz tak jak każdą inną płatność: paragon z drukarki fiskalnej, faktura wystawiona przez Fakturownia.pl, naliczenie prowizji pracownika. W raportach masz zestawienie wpłat i dopłat, a jeśli prowadzisz kilka placówek, zobaczysz je również w raporcie zbiorczym.

Najbardziej boli nie sama nieobecność, tylko to, co zostało razem z nią zablokowane. Zabieg wykonywany na urządzeniu zajmuje pracownika, gabinet i sprzęt naraz, a system rezerwuje wszystkie trzy zasoby jednocześnie. Kiedy klient nie przyjdzie, pusty zostaje nie jeden kalendarz, lecz trzy.

Dlatego pobieranie zadatków opłaca się przede wszystkim tam, gdzie termin trwa długo, wymaga przygotowania preparatów i nie da się go zapełnić z dnia na dzień. Przy depilacji, koloryzacji czy zabiegach w gabinecie medycyny estetycznej zadatek zwyczajnie broni grafiku.

Zmiana zasad wymaga uprzedzenia. Zanim zaczniesz pobierać zadatki, wyślij do bazy jedną wiadomość — SMS albo e-mail — z informacją, od kiedy obowiązują i czego dotyczą. Odbiorców możesz zawęzić do wybranej grupy, na przykład tylko do klientów jednej placówki albo osób korzystających z usług, których zmiana dotyczy.

Napisz wprost, że zadatek jest rozliczany na poczet ceny zabiegu i nie jest dodatkową opłatą. To jedno zdanie rozwiewa większość obaw.

Zdarza się, że ta sama osoba nie pojawia się na wizycie po raz kolejny. W karcie klienta zostaje historia wizyt i notatki, więc recepcja widzi to, zanim potwierdzi następny termin. Takiego klienta możesz oznaczyć tagiem i od tej pory wymagać od niego wpłaty również przy rezerwacji telefonicznej.

To rozwiązanie łagodniejsze niż odmowa zapisu, a przy tym skuteczne. Zadatki online przed wizytą w salonie działają najlepiej wtedy, gdy są zasadą znaną z góry, a nie decyzją wymyślaną w pośpiechu przy ladzie.